Planejamento estratégico e gerenciamento de crise: o Projeto JULIET (Justiça, Laboratório de Inovação Gerencial e Tecnologia da Informação) e a gestão judiciária em tempos de pandemia

Por Esclepiades de Oliveira Neto

Artigo classificado em 8º lugar pelo Centro de Pesquisas Judiciais da Associação dos Magistrados Brasileiros – AMB.

Publicado, também, na Revista Consulor Jurídico – CONJUR.

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Strategic planning and crisis management: the JULIET Project (Justice, Management Innovation and Information Technology Laboratory) and Judicial management in times of pandemia

RESUMO

O presente artigo trata sobre planejamento estratégico e gerenciamento de crise a partir das práticas implementadas pelo Projeto JULIET no Juizado da Infância e Juventude de Macapá – Políticas Públicas e Medidas Socioeducativas. Para responder à pergunta-problema: “planejamento estratégico gerencial e de inovação tecnológica auxiliam no desenvolvimento de um modelo de administração que resulte na melhoria e no aperfeiçoamento do serviço judiciário, fortalecendo-o, inclusive, para o enfrentamento de crises, como a pandemia viral ocorrida em 2020?” empregou-se pesquisa bibliográfica e estudos de casos como metodologias. A hipótese segundo a qual o uso de ferramentas de tecnologia, amparado por dados estatísticos e conduzido por uma gestão inovadora, impacta de forma positiva a prestação jurisdicional foi confirmada. Concluiu-se que ferramentas de gestão e tecnologia da informação tornam a prestação jurisdicional mais eficiente, eficaz e efetiva e fortalecem-na em períodos de crise.

Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Projeto JULIET. Pandemia.

ABSTRACT

This article deals with strategic planning and crisis management based on the practices implemented by the JULIET Project in the Childhood and Youth Court of Macapá – Socio-educational Measures and Public Policies. To answer the question-problem: “strategic management planning and technological innovation help in the development of an administration model that results in the improvement and perfection of the judicial service, strengthening it, even, to face crises, such as the viral pandemic occurred in 2020? ” bibliographic research and case studies were used as methodologies. The hypothesis that the use of technology tools, supported by statistical data and driven by innovative management, positively impacts the jurisdictional provision has been confirmed. It was concluded that management tools and information technology make jurisdictional provision more efficient, effective and effective and strengthen it in times of crisis.

Keywords: Strategic planning. JULIET Project. Pandemic.

1 Introdução

O estudo de caso ora apresentado se refere ao Projeto JULIET – Justiça, Laboratório de Inovação gerencial e Tecnologia da informação, método de trabalho empregado no Juizado da Infância e da Juventude – Políticas Públicas e Medidas Socioeducativas – da Comarca de Macapá, Estado do Amapá (JIJ-PP-MSE/MCP), no período compreendido entre dezembro de 2018 e junho de 2020.

O artigo será dividido em três capítulos: o primeiro abordará a compreensão do problema que definiu a ideação do projeto JULIET e sua prototipagem; o segundo, a apresentação da metodologia do JULIET e sua testagem, iteração e resultados durante o ano de 2019; já no terceiro capítulo será analisado o Projeto JULIET como ferramenta útil ao gerenciamento da crise gerada pela pandemia da COVID-19, ocorrida em 2020.

No primeiro capítulo, para subsidiar a compreensão do problema que definiu a ideação do Projeto JULIET, será apresentada uma análise dos resultados das pesquisas intituladas “Quem somos. A magistratura que queremos” (2018)^[i] e “Estudo da imagem do Judiciário Brasileiro” (2019)^[ii]. A partir da análise de algumas partições extraídas destas pesquisas, pretende-se traçar um cenário que aponte os desafios existentes para se implementar uma prestação jurisdicional célere, orgânica, de qualidade, com potencial de diminuição do acervo de processos e vocação para oferecer respostas efetivas às demandas sociais.

No segundo capítulo do artigo, será apresentada a metodologia do Projeto JULIET, que foi concebido com o objetivo de aperfeiçoar a gestão judiciária do JIJ-PP-MSE/MCP, inicialmente por meio do mapeamento dos recursos infraestruturais (materiais) e humanos da unidade judiciária, e, na sequência, implementando processos de trabalho que valorizassem a eficiência na prestação jurisdicional e a consolidação de um propósito capaz de potencializar o clima organizacional no contexto da gestão de pessoas.

Após o mapeamento inicial, passou-se a implementar, durante o ano de 2019, o Projeto JULIET – Justiça, Laboratório de Inovação gerencial e Tecnologia da informação, que visa, a partir da inovação gerencial e da tecnologia da informação, melhorar e aperfeiçoar o serviço judiciário, contemplando os eixos jurisdição, gestão, tecnologia da informação, comunicação social e educação, dentro da área de abrangência da unidade judiciária e da rede de atendimento do sistema socioeducativo em Macapá/AP. Essa rede de atendimento inclui servidores dos Poderes Executivos do Estado do Amapá e do Município de Macapá, que trabalham na recuperação e ressocialização de adolescentes que praticaram atos infracionais.

No terceiro capítulo, será abordado o desempenho do Projeto JULIET, já instalado e consolidado no âmbito do JIJ-PP-MSE/MCP, com o intuito de investigar se tal ferramenta apresentou resultados úteis ao gerenciamento da crise gerada pela pandemia da COVID-19, ocorrida em 2020.

Embora o Projeto JULIET tenha apresentado resultados promissores durante o ano de 2019, que serão demonstrados nesse trabalho, as profundas alterações causadas pela pandemia viral da COVID-19 no sistema de Justiça brasileiro conduziram à formulação do seguinte problema de pesquisa: o planejamento estratégico gerencial e de inovação tecnológica auxilia no desenvolvimento de um modelo de administração que resulte na melhoria e no aperfeiçoamento do serviço judiciário, fortalecendo-o, inclusive, para o enfrentamento de crises, como a pandemia viral ocorrida em 2020?

Tem-se como hipótese a premissa segundo a qual o uso de ferramentas de tecnologia, amparado por dados estatísticos e conduzido por uma gestão inovadora, impacta de forma positiva a prestação jurisdicional, tornando-a mais eficiente, eficaz e socialmente efetiva, bem como mais preparada para ultrapassar cenários de crise.

O Projeto JULIET conduz à desburocratização da unidade judiciária e fomenta a reconfiguração do modelo mental de trabalho instituído na organização. A inovação gerencial e o uso de ferramentas tecnológicas são, portanto, os meios adotados pelo JIJ-PP-MSE/MCP para a concretização do seu propósito organizacional, qual seja, “transformar-se para oportunizar transformações de vida”.

O objetivo desse trabalho é a análise do Projeto JULIET à luz dos conceitos de liderança, inovação e gestão, no âmbito dos serviços públicos prestados pelo JIJ-PP-MSE/MCP (e pelo próprio Poder Judiciário) dentro da sociedade digital do século XXI, considerando também os conceitos de competências, propósito organizacional e gestão de crise.

Ademais, objetiva-se, especificamente, verificar em que medida as práticas implementadas no JIJ-PP-MSE/MCP a partir do Projeto JULIET resultaram na melhoria e aperfeiçoamento do serviço judiciário prestado pela unidade, formatando-o de modo dinâmico e orgânico, e se a unidade judiciária, a partir dessas práticas, tornou-se suficientemente capacitada para funcionar com segurança e produtividade mesmo em cenários difíceis, como em uma pandemia viral com impactos indeléveis no sistema de Justiça.

As metodologias científicas empregadas para a realização do presente trabalho são o estudo de caso e a pesquisa bibliográfica. Esta, porque utiliza categorias teóricas, livros e dados já trabalhados por outros pesquisadores e devidamente registrados; aquele, porque coleta dados de casos representativos do tema que se quer abordar (SEVERINO, 2017). Recorre-se a Drummond (2018), Mcluhan (1972) e Popper (1978), dentre outros, bem como às pesquisas “Quem somos. A magistratura que queremos” (2018) e “Estudo da imagem do Judiciário Brasileiro” e aos dados do JIJ-PP-MSE/MCP de dezembro de 2018 a junho de 2020. Dessa forma, o conhecimento científico produzido neste trabalho se processa como resultado da articulação do teórico com o empírico.

2 A compreensão do problema que definiu a ideação e a prototipagem do Projeto JULIET

A pesquisa denominada “Quem somos. A magistratura que queremos”^[iii] foi lançada durante o XXIII Congresso da Magistratura Nacional, que ocorreu em Maceió/AL entre os dias 24 e 26 de maio de 2018. Durante três meses, foram colhidas aproximadamente 4.000 (quatro mil) respostas enviadas de forma virtual por magistrados ativos e inativos de todo o Brasil.

Da própria nomenclatura da pesquisa, extraem-se duas grandes perspectivas de análise dos dados apresentados. A primeira, que dialoga com o passado e com o presente, refere-se à expressão “quem somos” e identifica como a magistratura brasileira se reconhece, como se apresenta o perfil do juiz brasileiro. A segunda perspectiva reporta à expressão “a magistratura que queremos” e se constitui no ponto de destaque na análise ora proposta, eis que apresenta as aspirações dos magistrados em um olhar voltado às perspectivas do futuro. É esse olhar para o futuro, lançado a partir de 2018, que contribui para a compreensão do problema que define a ideação e a prototipagem de soluções gerenciais de aperfeiçoamento do Poder Judiciário, como se propõe o Projeto JULIET.

A exemplificar esta autorreflexão do magistrado brasileiro quanto ao futuro do seu trabalho, observa-se que a categoria considera uma referência judicante, um talento profissional, o juiz que presta um serviço jurisdicional célere, profere decisões bem fundamentadas e que atua objetivando garantir a segurança jurídica.

Somente este ponto já sugere uma série de inferências. Como se apresenta a dialética entre celeridade e qualidade na prestação do serviço jurisdicional? Qual é o ponto de equilíbrio entre estas duas perspectivas? Observe-se que estas perguntas não delimitam o problema a ser identificado apenas do ponto de vista filosófico, mas também do ponto de vista pragmático.

Não basta mais discutir sobre a necessidade de equilíbrio entre celeridade e qualidade na prestação jurisdicional. O que se deseja – “a magistratura que queremos” – perpassa a criação de metodologias úteis e necessárias à implementação de um serviço judiciário que contemple, de forma comprovada, resultados eficientes, eficazes e socialmente efetivos, com celeridade na prestação jurisdicional e apresentando um produto qualificado, que se traduz em despachos, decisões e sentenças bem fundamentadas.

Além disso, as aspirações de uma atividade judicante quantitativa e qualitativamente adequada devem se propor a contemplar uma das mais importantes premissas da própria razão de existir do Poder Judiciário dentre de um Estado de Direito: a atuação com o claro objetivo de conferir segurança jurídica à sociedade. Este ponto acrescenta, às aspirações reveladas pela pesquisa, um importante elemento de cunho ético, materializado no íntimo encontro do juiz com a sua missão constitucional de baluarte da democracia.

As provocações acima foram lançadas a magistrados de todo País e as respostas aos questionários revelam vários aspectos dignos de relevo que apontam caminhos que devem ser traçados para a formatação do magistrado do século XXI.

Passa-se a apresentar as mais relevantes partições da pesquisa que ajudam a desvendar a problemática ora apresentada, utilizando os mesmos eixos do Projeto JULIET: jurisdição, gestão, tecnologia da informação, comunicação social e educação.

No eixo jurisdição, observa-se claramente a preocupação dos magistrados com o acesso à justiça, de modo a fortalecer o Poder Judiciário como porta de entrada para a resolução das lides processuais da sociedade. Por outro lado, subsistem relevantes reflexões sobre o crescimento da litigiosidade no País. Para a maior parte dos magistrados, o crescimento acentuado da litigiosidade no Brasil nas últimas décadas está relacionado à disseminação de uma cultura de litígio, à ineficiência das agências reguladoras e à amplificação da assistência judiciária gratuita, que agregam as respostas predominantes catalogadas nas tabelas 65.1 a 65.4 da pesquisa.

Contudo, não há posição definida quanto à onerosidade e à seletividade do acesso à justiça. Entre magistrados trabalhistas de primeiro e segundo graus na ativa, este fator é muito importante para 42,3% e 44,8%, respectivamente, indicando a percepção de que os custos são um óbice ao acesso à justiça. Contudo, para magistrados federais de primeiro e segundo graus na ativa, este fator é pouco importante para 44,1% e 66,7%, respectivamente (tabelas 73.1 a 73.4). A magistratura estadual possui dados bem equilibrados, com leve tendência a considerar pouco importante, entre ativos de primeiro grau (36,4%) e muito importante entre ativos do segundo grau (43,2%).

Dentro deste dilema que envolve acesso e excesso, com seus correlatos efeitos colaterais presumidos – a falta de acesso sugere seletividade social, a fartura pode gerar morosidade processual – a jurisdição cooperativa se apresenta como ponto de debate, reflexão e ensaios de solução a partir da gestão processual por meio do sistema de precedentes, bem como pela intensificação de práticas adequadas de solução de conflitos, como a conciliação, mediação e justiça restaurativa.

A pesquisa identifica, neste contexto, uma adesão apenas moderada ao sistema de súmulas e precedentes vinculantes. Ainda prevalece, como maioria, o números de juízes que “concorda pouco” com a submissão do entendimento do julgador em face dos precedentes vinculativos, indicando percentuais que variam entre 32,3% e 34,3% (tabelas 54.1 a 54.4).

Este ponto se apresenta envolvido em bastante controvérsia, havendo importantes percentuais de discordância ao sistema de precedentes, tanto que as opções “discordo muito” ou “discordo pouco” alcançaram, em todos os ramos da justiça, números em torno de 48% entre os magistrados de primeiro e segundo graus ativos.

Estes valores indicam que ainda há um conflito patente entre as premissas de independência funcional e de livre convicção motivada na fundamentação dos atos judicias em face de um sistema de precedentes integrado de forma recente no ordenamento jurídico brasileiro. Para a maioria dos julgadores, o sistema de súmulas e precedentes vinculantes afeta a independência dos magistrados em sua interpretação das leis e em sua aplicação do direito no caso concreto (nas tabelas 55.1 a 55.4, o índice agregado de concordância para esta pergunta é superior a 50% entre juízes de primeiro e segundo graus, em atividade ou não).

É importante notar que este momento de tensão pode reduzir o alcance das estratégias de gestão de precedentes que, de rigor, possuem o potencial de reduzir o acervo de demandas repetitivas, solucionando parte dos problemas de litigiosidade e incrementando o acesso à justiça. A complexa discussão sobre independência funcional e sistema de precedentes merece enfrentamento, sendo importante sua reflexão dentro deste perfil ideal de magistratura que queremos ver no século XXI.

Os magistrados brasileiros, em sua maioria, são favoráveis às práticas de conciliação e mediação, especialmente nas ações cíveis e de família. Os números variam entre 69,0% (juízes de primeiro grau da ativa) e 79,1% (juízes de segundo grau em atividade), conforme se observa nas tabelas 39.1 a 39.4. Este apoiamento é fundamental para a aplicação de métodos adequados de solução de conflitos que solucionem a lide de forma consensual.

Nas tabelas 33.1 a 33.4, observa-se a tendência da magistratura brasileira em incentivar o Programa de Justiça Restaurativa como prática de uma nova política criminal, com índices ótimos de adesão (“concordo muito”) variando, por exemplo, de 50,3% a 50,9% entre os magistrados ativos de todos os ramos da Justiça em atividade, no primeiro e segundo graus de jurisdição. Esse é um indicativo de que a Justiça Restaurativa deve ser estimulada e praticada no contexto da atividade judicante.

No eixo gestão, as tabelas 32.1 a 32.4 indicam como área prioritária de atuação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) o estímulo à adoção de melhores práticas que contribuam para a modernização, eficiência e racionalização do sistema judicial – de 20,5% a 24,9% entre magistrados ativos de primeiro grau, de 20,0% a 29,0% entre ativos de segundo grau, por exemplo. Este viés de predominância indica campo fértil para gestão de inovação estratégica dentro de organizações judiciais, bem como a preocupação constante com a modernização do sistema, em busca da eficiência, eficácia e efetividade social do sistema judiciário.

Quanto à necessidade de tornar o funcionamento dos tribunais mais eficiente, as duas opções mais citadas foram a limitação dos recursos judiciais e a alteração da competência do Supremo Tribunal Federal (STF) para que este atue somente como Corte Constitucional (tabelas 47.1 a 47.4). Além de indicar a visão dos juízes sobre o excesso de recursos previstos nas legislações processuais em geral e o excesso de atribuições conferidas constitucionalmente ao STF, tais aspectos sugerem que parte da adaptação do Poder Judiciário às mudanças exigidas pela sociedade do século XXI perpassam por uma reforma das normas em vigor, capaz de deixar o sistema de Justiça mais ágil e mais especializado, de modo a dinamizar e qualificar seus grupos de entrega, a saber, o serviço público de prestação jurisdicional.

Ponto de bastante consenso na pesquisa “Quem somos. A magistratura que queremos” se refere ao impacto na eficiência dos magistrados causado pela sobrecarga de trabalho. Este ponto foi considerado essencial ou importante para 95,5% dos juízes ativos de primeiro grau, 93,7% da média dos aposentados e 100% dos ministros de tribunais superiores.

Os pontos acima destacam a importância da gestão judiciária, calcada no planejamento estratégico como metodologia necessária ao incremento do serviço público judiciário, de forma a incrementar a produtividade dos juízes brasileiros e garantir, da mesma forma, a diminuição da sobrecarga de trabalho que possa impactar na vida e no desempenho profissional da categoria.

No eixo da tecnologia da informação, a adoção do processo judicial eletrônico é a inovação mais consolidada, alcançando índices expressivos de adesão, conforme claramente se observa nas tabelas 49.1 a 49.4. O sistema de videoconferência já se tornou uma inovação aceita pela ampla maioria dos magistrados ativos de primeiro e segundo graus (86,2% e 85,5%), sendo claro o viés de implantação e consolidação desta ferramenta de trabalho no dia a dia da atividade judicante (tabelas 35.1. a 35.4). A adoção de julgamentos virtuais de recursos segue a mesma lógica, apresentando adesão predominante, principalmente entre magistrados ativos de segundo grau e ministros de tribunais superiores (tabelas 50.1 a 50.4).

O uso da inteligência artificial na elaboração de relatórios e na identificação de processos repetitivos ainda não encontrou predominância entre juízes (vide tabelas 53.1 a 53.4). Contudo, é possível que a gradativa instalação de laboratórios de tecnologia de informação nos tribunais brasileiros, no CNJ (LIODS^[iv]) e na AMB (AMB Lab^[v]), venha a contribuir para a maior utilização desta ferramenta que já é uma realidade no atual estágio de evolução da sociedade digital.

No eixo comunicação, o uso das redes sociais para comunicação processual é apontado como uma importante inovação tecnológica com impacto na interface comunicativa com a sociedade (tabela 51.1 a 51.4). Há um grande consenso de que os processos de comunicação interna e externa devem evoluir a ponto de aproximar mais o Poder Judiciário dos seus colaboradores e dos usuários do sistema de Justiça.

Observa-se também a intenção da magistratura nacional em reconfigurar o uso do jargão jurídico, preservando-o, mas desejando utilizar uma linguagem acessível durante audiências e sessões, de modo que todos os presentes compreendam o que está sendo discutido (tabelas 20.1 a 20.4 e 21.1 a 21.4). Também sobreleva a preocupação em não se manter o Judiciário como uma instituição distante da maioria da população, alheia à sociedade, algo considerado muito importante por toda a categoria, com índices variando de 46,9% a 53,2% (tabelas 69.1 a 69.4).

No eixo educação, a pesquisa revela que os magistrados brasileiros possuem experiências com habilidades práticas por conta de estágios acadêmicos (percentuais de 69,3% a 100%) e trazem consigo competências adquiridas em outras profissões, como advocacia privada e variados postos no serviço público (tabelas 84.1 a 84.4 e 87.1 a 87.4). Há também evidências relacionadas à formação continuada do magistrado, principalmente pós-graduações específicas na área de Direito, realizadas predominantemente no Brasil (tabelas 88.1 a 88.4).

Na pesquisa denominada “Estudo da imagem do Judiciário Brasileiro” (FGV, 2019), observa-se o olhar de atores processuais e da sociedade direcionados aos magistrados. As duas partições essenciais desta pesquisa, que interessam ao presente estudo, delimitam bem a visão externa voltada para a magistratura: quais são os problemas mais percebidos e quais os caminhos para um Judiciário melhor, ambos na visão de representações da sociedade brasileira.

Quanto aos problemas mais percebidos, tem-se, dentre outros, a percepção da sociedade de que a Justiça é muito lenta e burocrática (64% – tabela 79 e 93% – tabela 80), dispendiosa (89% – tabela 80), leniente (89% – tabela 80) e possui uma linguagem pouco compreensível e, portanto, inacessível (87% – tabela 80).

Na tabela 83, advogados e defensores públicos apresentam outras problemáticas, como o excesso de formalidade nos procedimentos judiciais (84% e 91%), distanciamento do Judiciário em relação à sociedade (70% e 84%) e alto custo no acesso à justiça (72% e 80%).

No que se refere aos caminhos para um Judiciário melhor, a pesquisa (FGV, 2019) ressalta a importância, dentre outros, dos seguintes pontos: simplificação dos ritos, com diminuição dos prazos processuais; melhoria no atendimento ao atores processuais e ao cidadão; diminuição dos custos da justiça; simplificação da linguagem jurídica; melhoria dos recursos tecnológicos (gráfico 62).

A análise global das duas pesquisas acima identificadas e, mais acuradamente, das partições aqui apresentadas leva à compreensão do problema que definiu a ideação e a prototipagem do Projeto JULIET. Há um caminho filosófico que, basicamente, une as aspirações da magistratura nacional – aquela que, de fato, queremos – e da sociedade civil. Este horizonte perpassa uma jurisdição acessível e ágil, célere e qualificada, garante efetiva da segurança jurídica, organizada, planejada de forma estratégica, gerencialmente inovadora, equipada com as melhores ferramentas da tecnologia da informação, preocupada em estabelecer fluxos de comunicação interna e externa mais depurados, para assim gerar maior empatia com a sociedade à qual serve, capacitada e preparada para prestar um serviço público à altura do esperado por todos.

A síntese de todos estes aspectos, organizados de forma a identificar cinco grandes eixos de atuação, orientam a ideação do Projeto JULIET e sua prototipagem. Tal projeto, portanto, muito longe de se apresentar como panaceia para os hiperbólicos e complexos dilemas da magistratura, propõe-se a discutir e formular soluções factíveis que possam auxiliar no avanço do trabalho judicante efetivamente sintonizado com o que se espera desta relevante atividade nos tempos atuais.

3 A metodologia do projeto JULIET e os seus resultados no ano de 2019

3.1 Articulações iniciais

O Juizado da Infância e da Juventude – Políticas Públicas e Medidas Socioeducativas – de Macapá/AP tem competência heterogênea, com atribuições bastante diversas entre si. Faz parte do trabalho desenvolvido pelo JIJ-PP-MSE/MCP na Comarca de Macapá: a) Cuidar dos processos de execução de medidas socioeducativas; b) Processar cartas precatórias; c) Elaborar e executar projetos sociais ligados às políticas públicas de proteção aos direitos das crianças e dos adolescentes; d) Fiscalizar o acesso de menores de 18 anos a estabelecimentos abertos ao público; e) Coordenar o Programa de Justiça Itinerante Fluvial e Terrestre do TJAP.

Diante da quantidade e diversidade dos serviços prestados, acima identificados, tornou-se fundamental implementar ferramentas eficazes para o aprimoramento do serviço dessa unidade jurisdicional de competência cumulativa e heterogênea, a fim de diminuir o acervo de processos, aumentar a eficiência da prestação jurisdicional, dar respostas efetivas às demandas e prestar de forma célere e orgânica o serviço judiciário, garantindo especialmente o alcance social desse.

O mapeamento dos recursos materiais e humanos da unidade judiciária indicaram a necessidade de implementação da metodologia de inovação estratégica proposta no Projeto JULIET, com foco na inovação gerencial e na tecnologia da informação e visando aperfeiçoar a eficiência do serviço judiciário a partir da gestão por competências e do propósito organizacional.

Neste contexto, a metodologia aplicada ao Projeto JULIET enfrentou, especialmente pela ótica da magistratura, vários dos dilemas impostos à atividade jurisdicional, da forma definida na problemática do capítulo anterior. É importante destacar ainda que, pela visão da sociedade também referida no capítulo anterior – considerando-a como o ambiente no qual o sistema de Justiça está inserido e para o qual se configura a sua própria missão institucional –as relações sociais estão se modificando devido à adoção de novas tecnologias, como realidade virtual, big data, inteligência artificial e internet das coisas. Ao mesmo tempo, conceitos como sustentabilidade, felicidade e cooperativismo encontram-se na ordem do dia, evidenciando tempos em que o digital e o humano procuram simbiose e sinergia.

As organizações privadas e públicas estão envolvidas no conceito de gestão 4.0, segundo o qual é necessário praticar com intensidade a inovação, de forma a interagir e trabalhar em consonância com as expectativas do cliente externo, seja ele caracterizado como consumidor de produtos e serviços ou cidadão titular de direitos. Já surge também no Japão um conceito estruturado mais humanista de tecnologia, em que esta deve ser usada de forma equilibrada, articulando objetivos econômicos e sociais, formatando uma “sociedade 5.0” (JAPAN CABINET OFFICE, 2020).

A tecnologia da informação, por sua vez, possui destacado papel nesta nova roupagem social. O desenvolvimento de aplicativos, programas e rotinas digitais de trabalho tem a função de dinamizar a prestação de serviços privados e púbicos, interferindo decisivamente na quantidade, qualidade, velocidade e modo pelo qual se dão as relações entre as pessoas.

Já a comunicação social vem passando por uma total reconfiguração, de modo que a rapidez, abrangência e interatividade predominam em uma sociedade cada vez mais conectada, denominada “Aldeia Global” por Marshall McLuhan (1972). Por sua vez, a educação, a capacitação, o desenvolvimento e a cultura impulsionam esta revolução tecnológica e social, na medida em que a evolução do conhecimento potencializa a inclusão em uma sociedade cada vez mais digitalizada.

Nesse contexto, a jurisdição – atividade típica do Poder Judiciário – materializada na atuação do magistrado, também busca sintonizar–se com os novos tempos, posto que a evolução da sociedade há de ser acompanhada pela ciência e pela pragmática jurídicas. O Poder Judiciário “diz o Direito” (eis o conceito básico de jurisdição), Direito este que possui a utilidade de resolver os conflitos da sociedade na qual está inserido, enquanto conjunto de regras, princípios e jurisprudência. Assim, quanto mais sintonia houver entre a sociedade e o Direito que a regula melhores serão os resultados da prestação jurisdicional.

Entende-se, pois, que a Jurisdição do século XXI necessita acompanhar as mudanças sociais e sintonizar–se com a gestão, tecnologia da informação, comunicação social e educação do século XXI, em prol da prestação de um serviço público mais adequado aos cidadãos. Nesse contexto, o Projeto JULIET é voltado à concepção, desenvolvimento e aplicação prática de técnicas e ferramentas gerenciais e tecnológicas úteis ao desenvolvimento de saberes jurisdicionais conectados à comunidade digital, aproximando a magistratura que querermos daquela que a sociedade espera.

Modelos de gestão judiciária que contemplem os princípios da eficiência, eficácia e efetividade social na prestação do serviço judiciário possuem notória relevância para a comunidade científica, para o sistema de Justiça e para a sociedade.

Em relação à comunidade científica, o Projeto JULIET apresenta técnicas e metodologias de gestão judiciária e compartilha tais conhecimentos, apresentando modelos com viabilidade de estudo científico, para fins de aprimoramento.

Para o sistema de Justiça, o Projeto JULIET pretende oferecer um campo de reflexão, a partir dos produtos apresentados no laboratório de inovação e tecnologia, com o objetivo de verificar o potencial de replicação de suas técnicas e metodologias em outras unidades do Poder Judiciário.

Finalmente, para a sociedade, o potencial de aplicação das teorias e das práticas analisadas no JULIET pode indicar fatores de evolução para a prestação jurisdicional, seja pela maior velocidade na resolução dos conflitos, seja pela melhor qualidade no serviço público prestado.

O objetivo do presente estudo de caso é, portanto, analisar se, no período de dezembro de 2018 a junho de 2020, inclusive durante o período da pandemia da COVID-19, as práticas derivadas do planejamento estratégico de inovação implementadas no JIJ-PP-MSE/MCP resultaram na melhoria e aperfeiçoamento do serviço judiciário e, em caso positivo, quais foram essas práticas e quais delas podem ser replicadas em outras unidades jurisdicionais.

Para tanto, serão estipulados critérios aptos a mensurar aspectos quantitativos e qualitativos, com a finalidade de identificar a relevância do estudo de caso proposto dentro do contexto da gestão judiciária. Os critérios serão os seguintes: celeridade, qualidade, praticidade e alcance social.

3.2 A metodologia do Projeto JULIET

Desde a promulgação da Emenda Constitucional nº 19, de 1998, tem-se a eficiência como um dos princípios da gestão pública no Brasil. Esta alteração no texto da Constituição inaugurou uma série de medidas voltadas à implementação de um modelo gerencial no serviço público brasileiro.

Já por meio da Emenda Constitucional nº 45/2004, governança, planejamento, transparência, controle, economicidade e gestão de pessoas se tornaram temáticas presentes no Poder Judiciário. O Conselho Nacional de Justiça passou a ser, desde então, o órgão responsável pelo controle da atuação administrativa e financeira do Poder Judiciário, protagonizando a implementação da gestão judiciária com o intuito de contemplar o princípio constitucional da eficiência.

A Resolução nº 198/2014, do CNJ, ao dispor sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário, estabeleceu a Estratégia Nacional do Poder Judiciário, instituiu metas e diretrizes, fixou indicadores de desempenho, modos de execução da estratégia, governança colaborativa e implementação de boas práticas.

As teorias e práticas que inspiraram o Projeto JULIET objetivam implementar as orientações constantes na Resolução nº 198/2014 do CNJ e nas normativas do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá (TJAP) a partir do desenvolvimento do seu específico planejamento estratégico agregado à inovação gerencial, sendo este o ponto de convergência essencial entre jurisdição e gestão.

O planejamento estratégico aplicado pelo Projeto JULIET é cíclico, concentra-se em várias atividades realizadas antes, durante e após cada plano de trabalho e monitora vários indicadores de produtividade, economicidade e satisfação social. Preconiza assim o monitoramento e a promoção da gestão judicial, com a elaboração e a implementação de planos de ação com soluções conjuntas e pacíficas voltadas à melhoria da governança colaborativa.

A fase introdutória do planejamento é a avaliação diagnóstica. No início de cada ciclo são mapeados os cenários relacionados às diversas e distintas atividades do JIJ-PP-MSE/MCP, bem como os recursos financeiros/orçamentários, humanos e materiais/infraestruturais disponíveis para o exercício das atividades da unidade jurisdicional. Este diagnóstico, então, orienta a formatação dos planos de trabalho e indica o que deve ser feito, como deve ser feito, metas e objetivos a serem alcançados, quais controles e indicadores serão adotados e qual o tipo de gerenciamento necessário para a obtenção de resultados satisfatórios previamente estipulados.

Nesta fase de formulação da estratégia é utilizado intensamente o método hipotético-dedutivo (Popper, 1978), que, partindo de problemas, lacunas ou contradições, formula conjecturas, novas hipóteses e soluções. O magistrado-gestor e os servidores-gerentes que integram os níveis estratégico e tático discutem e testam, via modelo de falseamento de Popper, as ações que serão projetadas para execução no nível operacional.

Segundo Popper (1978, p. 42), um sistema empírico (científico) só é passível de comprovação pela experiência. Sua lógica deve ser tal que se torne possível validá-lo através de recurso a provas empíricas, sendo possível submetê-lo à refutação e testagem por meio da experiência. Esta abordagem, em síntese, é a base epistemológica deste estudo de caso.

A partir deste método da lógica formal, são utilizadas várias ferramentas gerenciais, dentre as quais as relacionadas a seguir:

Reuniões baseadas na técnica “brainstorm” (tempestade de ideias): a estratégia e os fluxos de trabalho são modelados a partir de uma escuta ativa dos clientes internos (servidores, colaboradores voluntários e stakeholders integrantes do sistema de Justiça), o que torna a gestão judiciária uma obra conjunta;
Análise de ambiente utilizando a matriz SWOT (stregths, weakenesses, opportunities, threats/forças, fraquezas, oportunidades e ameaças): como o serviço da unidade judiciária é diverso e complexo, a análise permanente dos pontos fortes e fracos, bem como das ameaças e oportunidades, é algo fundamental para a preparação de cada plano de trabalho. A matriz SWOT é utilizada para antever problemas e suscitar soluções (gestão de riscos);
Objetivos SMART (specific, measurable, achievable, relevant e time-bound/ específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e delimitados no tempo) e definição de metas: um projeto complexo pode se tornar inviável sem o devido planejamento. Os objetivos da unidade são definidos previamente e devem ser específicos (não genéricos), mensuráveis (não abstratos), alcançáveis (realistas, não utópicos), relevantes (maior quantidade e qualidade com menor custo financeiro e de tempo) e delimitados em um recorte temporal (não indeterminados). A partir destes princípios, traçam-se as metas anuais, trimestrais e por cada plano de trabalho, que precisam ser objetivas, claras e realistas, para que os recursos disponíveis para o exercício da atividade sejam usados com eficiência, eficácia e efetividade social;
O método hipotético-dedutivo e o ciclo PDCA (plan, do, check, action/ planejar, fazer, checar e agir): após a fase inicial de debates conceituais, baseada no método hipotético-dedutivo, o sentido de revisão dos conceitos e práticas aplicados na unidade permanece em contínuo exercício a partir do ciclo de planejamento, execução, verificação e ação de correção dos erros. É a partir desta dinâmica que são feitas, reiteradas vezes, as reuniões de trabalho antes, durante e após cada plano de trabalho;
A planilha 5w2h (What/ Why/ Where/ When/ Who/ How/ How much/ o que/por que/onde/quando/quem/como/quanto custa): as reuniões periódicas são esquematizadas, delimitando-se o objetivo/meta (o quê?), o motivo/beneficio (por quê?), o local (onde?), em qual período (quando?), o responsável/equipe (quem?) e qual o seu nível de atuação (estratégico/tático/operacional), a forma da ação (como?), a quantidade e o custo operacional (quanto?) de cada plano de trabalho;
Monitoramento geral por BSC (Balanced Scorecard/ Indicadores de resultados balanceados): a estratégia da unidade jurisdicional é monitorada por indicadores, a fim de realizar a avaliação de desempenho, útil para informar aos envolvidos o ritmo de implementação das metas estipuladas;
Mapeamento da demanda processual: mapas indicadores que se referem à quantidade e qualidade de serviços que serão prestados para impulso de processos judiciais já em tramitação, como nos casos de realizações de audiências, citações, intimações, penhoras, prisões e internações, dentre outras atividades. Tem por objetivo padronizar fluxos de trabalho dos processos e propiciar a modelagem de sentenças, decisões e despachos de forma mais rápida e mais acertada;
Gestão por competências: importante método voltado à gestão estratégica de pessoas, tem o objetivo de identificar os talentos integrantes do JIJ-PP-MSE/MCP, mensurando conhecimentos técnicos, habilidades práticas e atitudes comportamentais dos colaboradores, para assim potencializar o seu desempenho, alocando-os em setores compatíveis com suas competências.

O Projeto JULIET também oferece metodologias de inovação estratégica como forma de desenvolver modelos gerenciais e ferramentas de tecnologia da informação aplicados à prestação jurisdicional, com definição de métrica e indicadores de resultados, na busca de soluções para problemas complexos, tomando por base metodologias de inovação e inteligência que considerem a empatia, colaboração interinstitucional e a experimentação.

Segundo Drummond (2018), os modelos de inovação devem seguir pelo menos quatro pilares: estratégia, execução, ferramentas e métricas/indicadores/resultados.

A estratégia possibilita que a inovação incremental (aperfeiçoamentos) e a inovação radical (novos produtos e serviços) sejam efetivamente úteis para gerar valor social e crescimento contínuo do serviço público jurisdicional, sistematizando sua aplicação prática, desde a concepção até a implementação e testagem dos modelos inovadores.

A execução depende de um contexto receptivo que deve ser criado a partir da cultura organizacional. No JIJ-PP-MSE/MCP, a partir da implementação do Projeto JULIET, o clima de cooperativismo e auto-organização fomentou o compartilhamento, aprendizagem, solução colaborativa e a gestão de risco controlado na testagem de práticas inovadoras, integrando de forma mais orgânica a liderança e as equipes estratégica, tática e operacional.

As ferramentas de inovação devem se alinhar à estratégia delineada e sua implementação deve ser prática e útil. O Projeto JULIET vem implantando gradativamente algumas ferramentas de inovação estratégica, dentre as quais se destacam:

Cultura e clima organizacional: valorização da auto-organização, cooperação, participação e interação dos servidores nos fluxos de trabalho, com definição do propósito organizacional: “transformar-se para oportunizar transformações de vida”. A definição do propósito foi realizada de forma cooperativa, em formato de círculo de planejamento (práticas restaurativas), com a participação dos servidores da unidade;
Business Model Generation (Geração de modelos de negócio): é uma ferramenta de planejamento estratégico que apresenta as ações da atividade no modelo Canvas (tela), cuja visualização permite elaborar ideias, projetos ou soluções. O mapa visual pré-formatado (Canvas) possui oito tópicos, que são a) proposta de valor; b) segmento de clientes (colaboradores e jurisdicionados); c) canais de relacionamento; d) atividade-chave; e) recursos principais; f) parcerias principais; g) fontes de receita; h) estrutura de custos. A ferramenta é bastante útil para a identificação de necessidades e desenvolvimento dos planos de trabalho do JIJ-PP-MSE/MCP;
Design Thinking^[vi]: modelo mental de aplicação de um pensamento humanizado, criativo e empático, dedicado a resolver problemas complexos de forma colaborativa e centrada no aspecto humano. Leva em consideração a experiência do usuário do serviço público jurisdicional – ou seja, o cidadão – e é dividido em a) empatia (compreensão do problema a ser resolvido pela ótica do usuário), b) definição das carências e ideação dos modelos de solução, c) prototipagem (produtos e serviços que serão testados no serviço judicial), d) testagem (validação dos protótipos); e) iteração (processo comunicativo de repetição, evolução contínua, coleta devolutiva das impressões do usuário sobre os protótipos testados, etc.). O objetivo final é alinhar produtos e serviços oferecidos com as demandas reais da população atendida;
Ferramentas de tecnologia da informação: processos eletrônicos administrativos, para acompanhamento da movimentação processual e administrativa das atividades realizadas, desenvolvimento de aplicativos específicos para mensuração e monitoramento das demandas, índices de êxito na execução da atividade e na solução da controvérsia, além da aplicação máxima da videoconferência como meio de suporte ao serviço presencial;
Processos de comunicação interna e externa: na comunicação interna, o aprimoramento se dá pela utilização de ferramentas como aplicativos de mensagem em tempo real, agenda eletrônica, repositórios de dados e informações na nuvem, reuniões estratégicas em formato de círculo restaurativo, caixa coletora de experiências e sugestões, escuta ativa e empoderamento da fala nas reuniões periódicas. Na comunicação externa, o uso das redes sociais institucionais, a abertura de canais de comunicação com clientes externos (sociedade, “stakeholders”), interação com instituições da imprensa, pesquisas periódicas quantitativas/qualitativas de satisfação do cidadão e espaço para a participação cidadã na concepção de projetos de inovação no Poder Judiciário;
Ciclo de educação corporativa: calendário anual, com eventos de capacitação semestrais, cursos pontuais realizados com periodicidade trimestral e reuniões ou palestras com exposições sobre temas de importância jurídica ou administrativa. Além da educação corporativa realizada pela Escola Judicial do Amapá (escola de governo, voltada a difundir conhecimentos e habilidades voltadas ao trabalho), foi desenvolvido um método de capacitação “on the job”, no qual o próprio espaço físico do JIJ-PP-MSE/MCP é utilizado para treinamentos em tempo real sobre os fluxos de trabalho.

Quanto às métricas, indicadores e resultados, observa-se que elas são importantes em vários contextos do serviço judiciário, incluindo o controle de uso dos recursos financeiros/orçamentários, humanos e materiais/infraestruturais disponíveis para o exercício da atividade, o mapeamento dos processos administrativos de gestão, dos procedimentos administrativos legais e dos processos judiciais, a identificação dos produtos/serviços entregues à sociedade, além do mapeamento estatístico dos resultados alcançados e da pesquisa de satisfação da sociedade.

O Projeto JULIET confirmou a hipótese de ser necessário o aprimoramento da coleta, tratamento e valoração de dados estatísticos, com a finalidade de converter as informações traduzidas nesses dados em políticas públicas jurisdicionais e de cidadania satisfatórias à população. De posse dos dados quantitativos e qualitativos relacionados ao serviço do JIJ-PP-MSE/MCP, é possível criar indicadores de litigiosidade, tempo médio do processo e acesso à Justiça. A partir deles, passa a ser viável a criação de um indicador estatístico de prestação jurisdicional.

Ainda sob o aspecto estatístico, foi desenvolvida uma pesquisa de satisfação do cidadão, aplicada aos que procuram os serviços oferecidos pelo JIJ-PP-MSE/MCP, baseada em perguntas objetivas e voltadas ao armazenamento de informações úteis para o conhecimento do projeto, aptas a direcionar políticas públicas jurisdicionais.

3.3 Testagem e iteração do Projeto JULIET

A partir da aplicação da metodologia científica adotada, bem como das ferramentas de gestão já descritas, desenvolveu-se o método de inovação estratégica que norteou os trabalhos realizados no JIJ-PP-MSE/MCP durante os meses de dezembro de 2018 a junho de 2020, procedimento este dedicado a desenvolver modelos gerenciais e ferramentas tecnológicas aplicáveis à prestação jurisdicional.

Pode-se delimitar, basicamente, o método de inovação estratégica a partir dos seguintes elementos identificadores: a) busca por uma prestação jurisdicional mais célere e qualitativa, a partir da aplicação dos conceitos de jurisdição cooperativa, conciliação/mediação e justiça restaurativa; b) gestão judiciária alinhada aos conceitos de liderança, inovação, gestão 4.0, sociedade 5.0, propósito organizacional, participação, interação, auto-organização, feedback, “mindset” (mentalidade) e motivação; c) tecnologia da informação aplicada aos fluxos de trabalho, com a utilização de aplicativos e rotinas digitais na unidade judiciária; d) comunicação social interativa, integrando o JIJ-PP-MSE/MCP às instituições públicas e privadas integrantes do sistema socioeducativo e à sociedade em geral; e) educação corporativa e capacitação continuada dos atores responsáveis pelas políticas socioeducativas no âmbito do JIJ-PP-MSE/MCP e nas demais instituições voltadas ao sistema socioeducativo.

Com a identificação dos “gaps” (carências) da unidade judicial, conhecidas no contexto das observações e reuniões, foram propostas aplicações gerenciais pelo magistrado-gestor, líder da unidade, durante o período do estudo de caso. As vantagens ou desvantagens destes métodos e aplicações foram sendo discutidas com os integrantes da unidade judiciária durante a dinâmica dos trabalhos. Tais ferramentas de trabalho eram colocadas sob teste de aplicação, sendo rejeitadas ou corroboradas.

Para o melhor desempenho do Projeto JULIET, objetivou-se satisfazer alguns requisitos necessários ao desenvolvimento das estratégias definidas, destacando-se os que seguem: a) adequações no espaço físico da unidade judiciária; b) obtenção de equipamentos analógicos e digitais capazes de desenvolver as aplicações desejadas; c) melhoria do acervo de informações jurídicas aplicadas ao sistema socioeducativo; d) aplicações/produtos relacionados à inovação gerencial; e) programas, aplicativos e sistemas; f) ferramentas de comunicação; g) calendário de cursos/palestras regulares.

A equipe de trabalho do Projeto JULIET é múltipla, sendo formada pelo juiz-gestor, servidores gerentes de projetos, servidores integrantes do grupo estratégico-tático, demais servidores lotados no JIJ-PP-MSE/MCP, colaboradores voluntários do JIJ-PP-MSE/MCP, servidores do TJAP (instituição stakeholder) em colaboração com a unidade judiciária.

Ao final do período de implementação do JULIET na unidade judiciária (dezembro de 2018 a junho de 2020), a expectativa do trabalho era desenvolver, potencialmente, o seguinte grupo de entregas: a) modelo de jurisdição cooperativa; b) sistema otimizado de assessoramento jurídico; c) sistema dinâmico de comunicação de atos judiciais e realizações de audiência; d) fluxos de trabalho na gestão processual; e) planejamento estratégico; f) sistema socioeducativo participativo; g) aplicação de inovações gerenciais na administração judiciária; h) modelo inicial de inovação tecnológica; i) comunicação interna e externa moderna e interativa; j) capacitação inicial e continuada; k) gestão por competências; l) cultura organizacional baseada em propósito.

A análise descritiva do caso em estudo passa pela identificação dos elementos, exigências, equipe e grupo de entrega definidos, necessários para averiguar se as ferramentas aplicadas surtiram o efeito desejado, podendo servir de projeto-modelo para outras aplicações.

A implementação do Projeto JULIET vem ocorrendo nos últimos meses por intermédio de práticas em jurisdição, gestão, educação, comunicação e tecnologia da informação. Essas práticas são descritas abaixo em forma de linha do tempo, seguidas pela enumeração dos resultados e benefícios alcançados, bem como das dificuldades enfrentadas e lições aprendidas. Optou-se por esse formato de apresentação a fim de dinamizar a leitura e tornar mais claras as estratégias utilizadas.

JANEIRO/2019: a) Implantação do Planejamento Estratégico do Juizado: “brainstorm” (tempestade de ideias), reuniões prévias, reconhecimento dos espaços de trabalho, mapeamento dos servidores lotados na unidade, identificação da competência jurisdicional e seus segmentos na unidade (gestão);

b) I Reunião Estratégica, na qual foi realizada a apresentação geral de todos os integrantes da unidade e definidos o organograma, a ideologia gerencial e a metodologia de trabalho da unidade (gestão);

c) Definição da metodologia de trabalho da assessoria jurídica, baseada no aperfeiçoamento do fluxo de trabalho a partir de um modelo interativo e cooperativo (jurisdição);

d) Fortalecimento e ampliação do conceito de Justiça Restaurativa como prática da unidade e como princípio da atuação no sistema socioeducativo (jurisdição).

FEVEREIRO/2019: a) Apresentação do modelo de jurisdição cooperativa ao Ministério Público, Defensoria Pública e Polícia Civil, com o fim de dinamizar os serviços judiciários nos peticionamentos, manifestações, ofícios e audiências (jurisdição);

b) Aplicação da Matriz S.W.O.T. para análise e preenchimento pelos servidores/colaboradores da unidade (gestão);

c) Definição do portfólio de projetos de políticas públicas (#PPP2019) e utilização do método 5w2h para elaboração, execução e monitoramento dos projetos sociais implementados na unidade (gestão);

d) Criação de grupos profissionais de WhatsApp, conforme segmentos da competência jurisdicional da unidade e formalização deste aplicativo como meio de comunicação com os integrantes da rede socioeducativa (tecnologia da informação);

e) Expansão, aprimoramento e reconfiguração de uso do aplicativo ZOOM para realização de reuniões com clientes internos e externos, bem como realização de audiências por videoconferência, com gravação em audiovisual (tecnologia da informação);

f) Manutenção do aplicativo TEXTER para auxílio na realização dos termos de audiência e atividades de rotina da secretaria (tecnologia da informação).

MARÇO/2019: a) II Reunião Estratégica, com definição de missão, visão, valores, metas, objetivos e métrica dos indicadores, com a estruturação do “business intelligence” (inteligência de negócios) e do “dashboard” (painel de controle) para visualização do cumprimento das metas estabelecidas, com base no Balanced Scorecard (BSC) (gestão);

b) Definição e aplicação do programa de gestão por competências da unidade em alinhamento com o programa correlato do TJAP e com o planejamento estratégico do CNJ e do TJAP (gestão);

c) Instauração de 04 (quatro) processos eletrônicos administrativos, com numeração única do CNJ, para monitoramento das ações por segmento da competência jurisdicional da unidade (gestão);

d) Fortalecimento das práticas de conciliação e mediação no âmbito da Justiça Itinerante (jurisdição);

e) Criação do Instagram e do Facebook da unidade (comunicação).

ABRIL/MAIO/JUNHO/2019: a) III Reunião Estratégica para verificação do cumprimento das metas, com reforço da cultura organizacional, valorizando auto-organização, cooperação, participação e interação dos servidores nos fluxos de trabalho da unidade (gestão);

b) Reconfiguração da Justiça Itinerante, com aprimoramento dos fluxos de trabalho de forma a valorizar a inovação gerencial e a tecnologia da informação (gestão);

c) Início da implementação do Design Thinking como modo de visualização e inovação gerencial na unidade (gestão);

d) Definição do Google Drive para armazenamento e compartilhamento de minutas elaboradas pela assessoria jurídica (tecnologia da informação);

e) Implementação da identidade visual da unidade (comunicação);

f) Implementação da pesquisa estimulada de satisfação voltada aos cidadãos e disponibilização da caixa de reclamações, sugestões e elogios (comunicação).

JULHO/2019: a) I Semana de Capacitação “On the Job” (no local de trabalho) da unidade jurisdicional (20 horas) (educação);

b) I Semana de Capacitação em Justiça Restaurativa pela Escola Judicial do Amapá (EJAP), na unidade (20 horas) (educação).

AGOSTO/SETEMBRO/OUTUBRO/2019: a) IV Reunião Estratégica para reavaliação das metas em cumprimento (gestão);

b) Instituição do Google Drive para definição do controle quantitativo de socioeducandos nas unidades socioeducativas, com o objetivo de instituir um banco de vagas (tecnologia da informação);

c) Inserção do aplicativo TRELLO para gerenciamento de projetos da unidade (tecnologia da informação);

d) Inserção do aplicativo Google Calendar para gerenciamento das atividades da unidade (tecnologia da informação);

e) II Semana de Capacitação em Justiça Restaurativa, pela EJAP, na unidade (04 horas) (educação).

NOVEMBRO/DEZEMBRO/2019: a) V Reunião Estratégica, em formato de círculo restaurativo de planejamento, para avaliação do ano de 2019 e planejamento do ano de 2020, com definição do propósito organizacional (gestão);

b) Audiência Pública de Prestação de Contas do trabalho realizado e dos dados colhidos em 2019 (comunicação);

c) Utilização do Project Model Canvas (metodologia que consiste em agrupar e relacionar as diversas áreas de um projeto de forma visual) em apoio ao método 5w2h para elaboração, execução e monitoramento dos projetos sociais implementados na unidade (tecnologia da informação);

d) II Semana de Capacitação “On the Job” da unidade (20 horas) (educação).

3.4 Resultados durante o ano de 2019

Após o encerramento do ciclo temporal proposto, os resultados e benefícios alcançados no âmbito da unidade judiciária em 2019 foram os seguintes:

Redução estável do acervo processual calculada em 18% no período de 12 meses;
Diminuição da taxa de congestionamento, com a redução em até 5 anos na idade do acervo;
Em 2019 ocorreram 5.209 distribuições para o JIJ-PP-MSE/MCP, a maior da série histórica (iniciada em 2016), número 13,5% maior que a distribuição do ano de 2018. Foram arquivados no mesmo período 5.544 processos, a maior quantidade dentro da mesma série histórica, número 15% maior que os arquivamentos no ano de 2018;
Encerramento do ano de 2019 sem atrasos em processos conclusos para despachos, decisões e sentenças e em expedientes da Secretaria;
Cerca de 1.250 audiências realizadas por videoconferência em 2019, destacando-se as realizadas em cooperação jurisdicional com os juízos das Comarcas de Oiapoque/AP, Tartarugalzinho/AP e Brasília/DF, além das realizadas com pessoas localizadas no Pará, Piauí, Santa Catarina, São Paulo e no Japão. Dois réus presos em Macapá também acompanharam sessões de Tribunais do Júri realizadas no Acre e no Rio Grande do Norte, por meio de videoconferência;
A videoconferência também auxiliou na dinâmica do depoimento sem dano presencial na comarca em 04 (quatro) escutas de crianças e adolescentes;
Realização de 40 horas de capacitação “On the Job”, 24 horas de capacitação em Justiça Restaurativa e 20 horas de reuniões estratégicas com foco na produtividade e qualidade de vida no trabalho;
Redução de 01 (uma) hora diária de trabalho dos servidores da unidade por alcançar a meta de produtividade do TJAP;
Justiça Itinerante com mais de 20.000 atendimentos na zona rural de Macapá e no Arquipélago do Bailique, com índices de satisfação geral na ordem de 97% dos usuários consultados;
6.332 crianças e adolescentes alcançados pelos projetos de políticas públicas da unidade (#PPP2019);
Foram realizadas inspeções pelos Fiscais Voluntários da Infância e Juventude, totalizando 38 estabelecimentos autuados e 137 adolescentes encaminhados ao Conselho Tutelar.

O conjunto de dados colhidos (aspectos quantitativos), somado à devolutiva apresentada pela equipe de trabalho integrante do JIJ-PP-MSE/MCP e demais aspectos qualitativos coletados indicam que a metodologia aplicada pelo Projeto JULIET em 2019 alcançou resultados promissores no que diz respeito à articulação entre os critérios de celeridade, qualidade, praticidade e alcance social.

4 O JULIET e o gerenciamento da crise provocada pela pandemia da COVID-19

No início de 2020, o Projeto JULIET estava preparado para iniciar um ciclo de trabalho menos apegado à fase de compreensão empática do problema a ser resolvido (pela ótica da magistratura e pela ótica da sociedade), tendo em vista que já existia uma definição básica acerca das carências a serem supridas pela prestação jurisdicional e uma ideação dos modelos de solução a serem aplicados durante o ano.

A prototipagem dos produtos e serviços aplicados no serviço judicial e a testagem para validação dos protótipos se iniciava dentro de um contexto maior de maturidade e havia um potencial de aumento na importância da iteração, proporcionando maior alinhamento entre os produtos e serviços oferecidos e as demandas reais da população atendida.

No primeiro trimestre, a linha do tempo seguiu o planejamento estratégico de 2020, articulado com o trabalho desenvolvido no ano anterior:

JANEIRO/FEVEREIRO/MARÇO/2020: a) Avaliação dos dados colhidos em 2019;

b) I Reunião Estratégica 2020, com fortalecimento de missão, visão, valores, propósito e definição da metas para o presente ano;

c) Apresentação do Calendário 2020 da Justiça itinerante, inspeções e audiências concentradas nas unidades socioeducativas de internação e meio aberto e fiscalizações de proteção aos direitos da criança e do adolescente;

d) Apresentação do portfólio de projetos sociais para o ano de 2020 (#PPP2020).

No segundo trimestre, o trabalho do JIJ-PP-MSE/MCP passou a sofrer os impactos que a pandemia da COVID-19 impôs ao sistema de Justiça do Brasil e do Mundo. No estudo denominado “Impacts of COVID-19 on Justice Systems” (Impactos da COVID-19 nos sistemas de justiça), a instituição denominada “Global Access to Justice Project” apresentou os resultados de uma pesquisa empírica realizada entre os dias 7 e 27 de abril de 2020, coletando dados quantitativos e qualitativos de 51 países, inclusive o Brasil. Nesta pesquisa, foram abordadas as seguintes temáticas: a) visão geral sobre as medidas adotadas pelos diversos países; b) impactos em grupos vulneráveis; c) impactos nos sistemas judiciais; d) impacto nos sistemas de assistência jurídica.

Dentro da partição relacionada aos impactos nos sistemas judiciais, foi constatada uma reconfiguração exponencial dos sistemas de justiça mundiais, que passaram a admitir com maior adesão o trabalho remoto (73%), a realização de audiências por videoconferências (53%), atendimento por meio de e-mail (41%) e aparelhos de telefonia celular (35%), distribuição digital de petições (33%) e sistema de processos judiciais eletrônicos (22%), uso de call-centers (14%), dentre outras medidas tomadas para assegurar o acesso à Justiça por atores processuais e jurisdicionados.

No Brasil, o Conselho Nacional de Justiça editou uma série de normas^[vii] regulamentando o serviço judiciário em tempos de restrição causada pela pandemia. Neste plexo normativo, destaca-se a instituição da plataforma emergencial de videoconferência para realização de audiências e sessões de julgamento nos órgãos do Poder Judiciário (Portaria nº. 61/2020).

A gestão dos impactos da crise causada pela COVID-19 no JIJ-PP-MSE/MCP se valeu da metodologia implementada durante o ano de 2019. Muito embora não tenha sido possível implementar em 2020 todas as metas e objetivos traçados no início do ano com base nas avaliações extraídas em 2019, a existência de um planejamento estratégico, as inovações gerenciais e as ferramentas de tecnologia da informação implementadas foram eficazes para adaptar o trabalho ao período de isolamento social e trabalho remoto, a ponto de manter um desempenho aceitável mesmo em tempos tão difíceis.

Além disso, da crise surgiram janelas de oportunidade, permitindo a implementação de técnicas ou até mesmo o surgimento de novas aplicações úteis ao JIJ-PP-MSE/MCP e, portanto, à prestação jurisdicional. Segue abaixo a linha do tempo relacionada ao período pandêmico da COVID-19 e as principais inovações aplicadas pelo JIJ-PP-MSE/MCP:

ABRIL/MAIO/JUNHO/2020: a) Realização, por videoconferência, de reuniões de trabalho com a equipe do JIJ-PP-MSE/MCP e com instituições do Poder Executivo Estadual e Municipal, além de mais de 60 (sessenta) audiências de reavaliação, com a participação do Ministério Público e da Defensoria Pública Estadual, em cumprimento à Recomendação nº 62/2020 do CNJ^[viii];

b) Instalação de um modelo de internação domiciliar monitorada para socioeducandos, com acompanhamento remoto por telefone, mensagens de texto e ligações por videochamadas;

c) Ensaios sobre um protótipo de estudos sociais “on line”, realizados com adolescentes integrantes do sistema socioeducativo. Os atendimentos realizados de maneira remota foram bem recebidos pela equipe técnica do Juizado;

d) Criação de um sistema de dupla certificação para concessão de autorizações eletrônicas de viagem a adolescentes (art. 83 do Estatuto da Criança e do Adolescente), antecipando os termos do Provimento 103/2020^[ix];

e) Assimilação rápida da equipe de trabalho acerca do uso de ferramentas tecnológicas;

f) Realização de inspeções virtuais no sistema socioeducativo, com acompanhamento de obras e entrevista “on line” com socioeducandos, suas famílias, além dos profissionais do Poder Executivo Estadual e Municipal;

g) Realização de “lives” (transmissões ao vivo pelo ZOOM e YouTube) para compartilhamento das práticas do projeto, atividade articulada dos eixos de comunicação (parceria com a Assessoria de Comunicação do TJAP) e educação (parceria com a Escola Judicial do Amapá), com ênfase temática em gestão judiciária e tecnologia da informação aplicada ao sistema de Justiça^[x]. Além disso, houve também participação em “live” sobre Justiça Restaurativa, promovida pela Escola Judicial do Amapá.

Por último, é importante destacar que os servidores do JIJ-PP-MSE/MCP, por meio do grupo profissional de WhatsApp, indicaram que o mais importante diferencial do trabalho executado durante a crise pandêmica foi a prévia capacitação para o trabalho remoto e uso das ferramentas tecnológicas, além do engajamento com o modelo de trabalho instituído, que prestigia o cooperativismo e a auto-organização, apresentando resultados em razão do clima organizacional favorável.

5 Considerações finais

A iniciativa da Associação dos Magistrados Brasileiros (AMB) em promover as pesquisas “Quem somos. A magistratura que queremos” (2018) e “Estudo da imagem do Judiciário Brasileiro” (2019) teve o importante papel de capturar perspectivas para a atividade judicante e o sistema de Justiça no Brasil, tanto a partir do ponto de vista do magistrado quanto de outros atores sociais (advogados, defensores públicos, usuários e não usuários dos serviços da Justiça). Essas pesquisas, ao revelarem dados e percepções sobre a Justiça no país, substanciam os atores do sistema de Justiça para a tomada de decisões acerca do futuro desse sistema.

Os olhares expostos nas pesquisas convergem para a aspiração por uma jurisdição acessível, ágil, célere, qualificada, organizada, planejada de forma estratégica, gerencialmente inovadora, equipada com as melhores ferramentas da tecnologia da informação e preocupada em estabelecer fluxos de comunicação interna e externa mais depurados. Isso, porque a percepção dominante é que a Justiça é lenta, burocrática, dispendiosa, leniente e com linguagem inacessível (tabelas 79 e 80, FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS, 2019), embora sobrecarregue os magistrados (questão 75, VIANNA; DE CARVALHO; BURGOS, 2018).

Nesse contexto, o Projeto JULIET apresentou-se a fim de discutir e propor soluções factíveis para auxiliar no avanço do trabalho judicante, entendendo que este deve afinar-se com as ideias de gestão, tecnologia da informação, comunicação social e educação a fim de prestar um serviço público mais efetivo aos cidadãos. O Projeto JULIET demonstra que a aliança de Jurisdição, gestão e tecnologia é positiva, pois permite o atendimento às demandas sociais com mais eficiência, eficácia e efetividade.

Os resultados positivos apresentados pelo Projeto JULIET contemplam os critérios de mensuração dos aspectos quantitativos e qualitativos inicialmente apresentados nesse artigo. Do ponto de vista da celeridade, qualidade, praticidade e alcance social, destacam-se os seguintes pontos:

Celeridade: maior rapidez na solução dos conflitos, com menor tempo entre o ajuizamento e a solução de um processo. Os processos foram finalizados mais rapidamente, com maior índice de êxito nas diligências e audiências, evitando retrabalho e morosidade. O Projeto JULIET garantiu à unidade um dos melhores indicadores dentre toda as unidades da capital do Estado, quanto à taxa de congestionamento e quantidade/idade do acervo processual;
Qualidade: redução de custos, com maior transparência e economicidade no financiamento dos projetos de políticas públicas e outras demandas; maior grau de simplicidade na implementação e no desenvolvimento da experiência apresentada, porque o método muda o modelo mental de juízes, servidores e colaboradores, gera engajamento, sentimento de pertença, motivação e significação do trabalho;
Praticidade: inserção de novos processos diferenciais da prática. Foram criados fluxogramas, estratégias, planos de trabalho/ação, modelos de mapeamento e mensuração estatística, dentre outros, além de implementados novos processos gerenciais, de TI, de comunicação interna/externa e de capacitação dos envolvidos;
Alcance Social: capacidade de pacificação da sociedade. O JULIET propõe um trabalho mais dialogal com a sociedade. O cooperativismo tem, por pressuposto, o bem comum, a significação do trabalho e a produção de soluções com alcance social. O propósito é transformar-se para transformar vidas. A produção do bem comum começa pelo clima organizacional e alcança o jurisdicionado. Há atendimento qualificado ao usuário externo, com a melhoria do atendimento prestado aos jurisdicionados, potencializado pelas ferramentas de valorização do aspecto humano. Além disso, respeita-se muito a opinião do cidadão sobre o serviço prestado.

O projeto JULIET, assim, tem implementado desde dezembro de 2018 inovação gerencial e tecnologia da informação no Juizado da Infância e da Juventude de Macapá – Área Políticas Públicas e Execução de Medidas Socioeducativas (JIJ-PP-MSE/MCP). Os fluxos de trabalho implementados pelo JULIET na unidade judiciária promoveram comunicações interna e externa mais ágeis, otimizaram o uso de recursos públicos e aprimoraram tecnicamente o JIJ-PP-MSE/MCP. Isso permitiu a adaptação da atuação jurisdicional aos mais diversos (e adversos) contextos, de forma a não prejudicar a prestação do serviço jurisdicional, tampouco sua qualidade.

As intervenções realizadas por meio dos projetos sociais e fiscalizações aproximaram Poder Judiciário e sociedade, ampliando as possibilidades de uma atuação em caráter preventivo e desjudicializante. Os resultados do projeto confirmaram o desenvolvimento de tarefas, atividades e procedimentos no JIJ-PP-MSE/MCP, reforçando a necessidade do contínuo aprimoramento na gestão e na tecnologia.

As ações coordenadas a partir do projeto JULIET resultaram em uma prestação jurisdicional mais célere e eficaz, como evidenciam os números do ciclo temporal analisado: redução do acervo processual em 18%, embora a distribuição tenha sido 13,5% maior do que a do ano anterior; diminuição da taxa de congestionamento, com a redução em até 5 anos na idade do acervo processual; mais de 20.000 atendimentos da Justiça Itinerante, com 97% de satisfação dos usuários consultados; e 6.332 crianças e adolescentes alcançados pelos projetos sociais da unidade.

A importância dos resultados, para além dos números, está na constatação de que ferramentas de inovação gerencial e tecnologia da informação têm potencial para aperfeiçoar o serviço judiciário e harmonizá-lo aos anseios da sociedade digital contemporânea. Além disso, o método de trabalho implementado pelo JULIET conduziu à reconfiguração do modelo mental da unidade judiciária, fomentando o clima de cooperativismo, auto-organização, compartilhamento, aprendizagem e solução colaborativa, que foram fundamentais para o enfrentamento da crise causada pela pandemia do coronavírus (COVID-19).

A pandemia do coronavírus (COVID-19) paralisou, a partir de 19 de março de 2020, os serviços presenciais do Poder Judiciário do Estado do Amapá, sem representar, contudo, a suspensão das atividades. Durante o segundo trimestre de 2020, o JIJ-PP-MSE/MCP funcionou em regime de teletrabalho, sem comprometimento de sua produtividade. Isso, porque o planejamento estratégico, as inovações gerenciais e as ferramentas de tecnologia da informação já implementadas na unidade através do Projeto JULIET foram eficazes para adaptar os servidores ao trabalho remoto. Observa-se, inclusive, que alguns itens de inovação apontados pela pesquisa “Impacts of COVID-19 on Justice Systems” da “Global Access to Justice Project” já eram rotineiros no JIJ-PP-MSE/MCP antes da pandemia de 2020: realização de audiências por videoconferências, atendimento por meio de e-mail e aparelhos de telefonia celular, distribuição digital de petições e sistema de processos judiciais eletrônicos.

O presente estudo de caso demonstra que, de fato, as práticas e metodologias promovidas pelo Projeto JULIET têm potencial de replicação em outras unidades do Poder Judiciário, tanto que em maio de 2020 o Plenário do CNJ reconheceu que a prática JULIET – Justiça, Laboratório de Inovação Gerencial e Tecnologia da Informação apresenta características de simplificação e modernização que resultam na promoção da eficiência e da qualidade dos serviços prestados no âmbito do Poder Judiciário, conforme a Portaria CNJ nº. 193/20219^[xi]. Assim, a expansão desse projeto para outras unidades judiciárias poderá suscitar fatores de evolução para a prestação jurisdicional delas, seja pela maior velocidade na resolução dos conflitos, seja pela melhor qualidade no serviço público prestado.

A implementação do Projeto JULIET no JIJ-PP-MSE/MCP confirma, portanto, a hipótese segundo a qual ferramentas de gestão e tecnologia da informação impactam de forma positiva a prestação jurisdicional, tornando-a mais eficiente, eficaz e efetiva para a sociedade e fortalecendo-a inclusive em períodos de crise.

Sobre o autor: Esclepiades de Oliveira Neto é Especialista (MBA) em Liderança, Inovação e Gestão 3.0 pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul, Brasil(2020). Juiz de Direito do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá, Brasil.

REFERÊNCIAS

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^[i] Para a realização desta pesquisa, a Associação dos Magistrados Brasileiros – AMB contou com o apoio da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro – PUC-Rio, da Associação dos Magistrados do Estado do Rio de Janeiro – AMAERJ e da Associação dos Juízes Federais do Brasil – AJUFE. Foram catalogados dados obtidos como resposta a um questionário enviado a magistrados brasileiros, ativos e inativos, bem como aos ministros dos Tribunais Superiores e do Supremo Tribunal Federal, com o objetivo de traçar um quadro amplo para o enfrentamento dos problemas que afetam o desempenho do juiz e para o melhor atendimento à sociedade.

^[ii] Por iniciativa da Associação dos Magistrados Brasileiros (AMB), este estudo foi encomendado à Fundação Getúlio Vargas (FGV) e contou com a coordenação técnica do Instituto de Pesquisas Sociais, Políticas e Econômicas (IPESPE). O Sumário Executivo do projeto, disponível no sítio da AMB, abrange dados qualitativos e quantitativos levantados no estudo, coletados por meio de metodologias e técnicas de pesquisas junto aos seguintes públicos: sociedade (usuários e não usuários dos serviços da Justiça), advogados, defensores públicos e formadores de opinião.

^[iii] Para a realização desta pesquisa, a Associação dos Magistrados Brasileiros – AMB contou com o apoio da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro – PUC-Rio, da Associação dos Magistrados do Estado do Rio de Janeiro – AMAERJ e da Associação dos Juízes Federais do Brasil – AJUFE. Foram catalogados dados obtidos como resposta a um questionário enviado a magistrados brasileiros, ativos e inativos, bem como aos ministros dos Tribunais Superiores e do Supremo Tribunal Federal, com o objetivo de traçar um quadro amplo para o enfrentamento dos problemas que afetam o desempenho do juiz e para o melhor atendimento à sociedade.

^[iv] O LIODS é um programa que une o conhecimento institucional, a inovação e a cooperação com o objetivo de alcançar a paz, a justiça e a eficiência institucional. Suas competências foram fixadas na Portaria CNJ nº 119/2019, e muitos dos seus dispositivos já vêm sendo replicados em diversos Tribunais brasileiros (disponível em https://www.cnj.jus.br/pesquisas-judiciarias/liods/. Acesso em 13 jun.2020).

^[v] A Associação dos Magistrados Brasileiros (AMB) instituiu seu Laboratório de Inovação e Inteligência (AMB Lab), com o propósito de produzir, identificar e divulgar as ações produzidas pelos associados em favor da sociedade, bem como elaborar soluções de melhoria da gestão pública, prevenir judicialização excessiva e outras agendas de interesse global (Disponível em https://www.amb.com.br/wp-content/uploads/2020/04/AMB-Lab-e-book-1.pdf. Acesso em 13 jun.2020).

^[vi] Pensamento inspirado no Design (tradução livre).

^[vii] Todos estes atos normativos editados pelo CNJ estão disponíveis em https://www.cnj.jus.br/coronavirus/atos-normativos/.

^[viii] A iniciativa das audiências concentradas de reavaliação foi mencionada em matéria veiculada no sítio do CNJ, disponível em https://www.cnj.jus.br/judiciario-nacional-se-mobiliza-para-contencao-da-covid-19-nos-presidios/.

^[ix]A iniciativa foi objeto de matéria jornalística da TV Justiça, disponível em http://www.tvjustica.jus.br/index/detalhar-noticia/noticia/445198.

^[x]Acessíveis em: https://youtu.be/AOxSvZnoq38, https://youtu.be/oUG47vSGvCI e https://youtu.be/0GVf_c1U26g.

^[xi] Disponível em https://boaspraticas.cnj.jus.br/pratica/111.